Datenschutzhinweise zum Event Booking Tool

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
   Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Ruhr Oel GmbH, Alexander‑von‑Humboldt‑Straße 1, 45896 Gelsenkirchen, E‑Mail: info@bp.com
   Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: Datenschutz‐ROG@bp.com

2. Zwecke und Datenkategorien
   Das Event Booking Tool dient der Organisation, Buchung und Dokumentation interner Schulungen und vergleichbarer Veranstaltungen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung des Schulungs‐ und Veranstaltungsangebots, zur Verwaltung von Buchungen und Stornierungen, zur Kommunikation mit Teilnehmenden, zur Erstellung von Teilnehmerlisten, zur Dokumentation absolvierter Schulungen sowie zur Sicherstellung des technischen Betriebs (Login, Sitzungsverwaltung, IT‑Sicherheit). Verarbeitet werden Stammdaten (Vor‐ und Nachname, dienstliche E‑Mail‑Adresse, Buchungs‐ und Veranstaltungsdaten (gebuchte Veranstaltung, Termin, Status), Zugangsdaten über SSO sowie technische Daten (IP‑Adresse, Zeitstempel, Log‐ und Session‑Daten).

3. Rechtsgrundlagen
   Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses dient, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzlich vorgeschriebene Pflichtschulungen (z. B. nach ArbSchG, DGUV) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für IT‑Sicherheit und stabilen Betrieb. Für technisch notwendige Speicherungen im Endgerät (z. B. Session‑Cookies) gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

4. Empfänger
   Innerhalb des Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugang, die diese Daten zur Aufgabenerfüllung benötigen (insbesondere HR, Schulungsverantwortliche, Vorgesetzte, IT‑Administration). Als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ist die Microsoft Irland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin 18, Irland, eingebunden, die die Plattform‑ und Infrastrukturleistungen für Power Apps und die Datenhaltung erbringt. Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder mit Ihrer Einwilligung.

5. Drittlandübermittlung
   Im Rahmen des Betriebs kann es zu übermittlungen an die Microsoft Corporation in die USA kommen. Microsoft Corporation ist nach dem EU‑US Data Privacy Framework zertifiziert. Die übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU‑Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO), ergänzend auf Basis von EU‑Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

6. Speicherdauer
   Buchungs‐ und Veranstaltungsdaten, deren Ende 14 Tage oder länger her ist, werden gelöscht. Schulungs‐ und Qualifikationsnachweise werden für die Dauer der Gültigkeit und im Rahmen gesetzlicher Nachweispflichten aufbewahrt. Account‐ und Stammdaten werden für die Dauer der Nutzungsberechtigung vorgehalten und danach gelöscht oder gesperrt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Ihre Rechte
   Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).
   
   Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21).
   
   Zur Ausübung genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontakte. Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).